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Incrementar la productividad se ha convertido en una de las obsesiones de cualquier dueño de negocio o directivo hoy.
Estamos rodeados de tantos ladrones del tiempo que es muy difícil lidiar con ellos y ser capaces de terminar nuestro día con todas las tareas que estaban pendientes hechas.
Aparecen como setas los cursos de productividad que intentan enseñarnos qué cosas tenemos que hacer para incrementar nuestra productividad.
Hoy quiero compartir contigo lo que NUNCA DEBES HACER si quieres ser muy productivo. Es decir, vamos a ver todo lo que hace el «hombre orquesta» para no hacerlo nosotros.
1. Abusar de la multitarea
Circula un mito que muchos creen y que consiste en creer que si haces muchas cosas al mismo tiempo es que eres muy productivo.
Hay mucha gente se dedica a chequear el correo en todo momento; hablar por teléfono todo el tiempo, realizar varias tareas al la vez, etc… Y esto no es ser productivo.
Con toda probabilidad a los cinco minutos no nos vamos a acordar de qué correos hemos chequeado ni tampoco de los detalles de aquello que hemos hablado por teléfono.
«El ser humano no está diseñado para procesar muchos datos a la vez sino que nuestro cerebro necesita concentrarse en una sola tarea para hacerla realmente bien»
Hacer las cosas mal nos va a obligar a tener que rehacerlas o revisarlas, lo cual supone una pérdida de tiempo.
2. No establecer prioridades
Este es uno de los errores más frecuentes. Sin embargo, saber qué tareas son las que tienes que hacer en primer lugar es crucial para organizar de una manera eficiente tu jornada laboral y así, incrementar tu productividad.
Es muy recomendable que seas capaz de crear todos los días una lista de tareas y asignarlas en su lugar correspondiente en función de la prioridad.
Ahora vamos a clasificar las tareas en función de su orden de importancia y urgencia.
- Las tareas importantes las vas a hacer tu.
- Las tareas no importantes las vamos a delegar. Si trabajas solo, las dejarás para el final.
2.1. Tareas importantes. Tipos
- las tareas importantes y urgentes.
- Las tareas importantes y NO urgentes.
- Las tareas IMPORTANTES Y URGENTES: las tienes que hacer ya.
- Las tareas IMPORTANTES pero No URGENTES: son las que tienes que planificar.
2.2. Tareas No importantes. Tipos
Como ya puedes deducir, las vas a delegar o dejar para el final, pues lo primero son las importantes. ¿Lógico verdad?
- Las tareas que NO IMPORTANTES y que SÍ SON URGENTES: las delegas o dejas para el final
- Las tareas NO IMPORTANTES y NO URGENTES, las vas a eliminar.
Así, como suena.
2.3. La dificil tarea de «eliminar»
Lo más difícil para todos es esto: eliminar tareas pues siempre pensamos que todo es necesario. Para incrementar tu productividad tienes que ser capaz de eliminar de tu lista de tareas lo no importante y no urgente.
¿Son cosas que estaría bien hacer? por supuesto. ¿Son cosas que le van a venir bien a tu negocio? Por supuesto. Pero no tienes tiempo para todo. Ni tú ni nadie. El día tiene las horas que tiene y tú no eres Supermán ni Afrodita, con lo que hay que decidir. Y para decidir hay que renunciar.
Lo primero que hay que hacer cada día es lo importante (urgente primero y no urgente después).
Si te sobra tiempo entonces ya podrás dedicarle tiempo a lo no importante (y recuerda que hay también aquí urgente y no urgente). Empezaremos por lo urgente. Y solo si te sobra tiempo después de todo esto, ya podríamos hacer lo no importante y lo no urgente.
Te voy a dar un tip: no conozco a nadie que sea capaz de ir más allá de hacer lo importante durante el día y que le de tiempo para hacerlo no importante sea urgente o no lo sea y que haya alcanzado el éxito así que ahí te va una PISTA IMPARABLE.
3. La única misión de nuestro cerebro
El hombre orquesta se cree que puede con todo y por tanto no hace una lista de tareas confiando en su memoria. Creer que nuestro cerebro es capaz de retener todo lo que tenemos que hacer es de locos.
«El cerebro humano esta está hecho para idear y no para recordar»
Y te voy a contar una historia.
Se llevó acabo hace ya un tiempo un estudio en Estados Unidos en el que se les pedía a los cirujanos que operaban a vida o muerte que se hicieran un procedimiento para acordarse de todo lo que tienen que hacer en una operación. Y la gran mayoría de estos cirujanos se negaron porque aludían a que ellos saben perfectamente cuál es su trabajo y no era necesario hacerse un procedimiento.
A esos mismos cirujanos se les preguntó: si tú fueras de ser operado por un compañero, que preferirías ¿que tuviera escrito un procedimiento es decir anotado todo lo que tenía que hacer en tu operación o confiar en su buena memoria? Y absolutamente todos eligieron que siguiera el procedimiento.
Las personas tendemos a pensar que nosotros nos vamos acordar de todo y que no necesitamos anotarnos las cosas en listas etc… porque no se nos va olvidar nada pero no es así. El cerebro humano está hecho para idear y no para recordar. El tuyo, también! Apúntate esto a fuego.
4. Estar enganchado al móvil y RRSS
Ser un esclavo del teléfono móvil y de todas las notificaciones es uno de los mayores ladrones del tiempo.
Por tanto, ¿Qué es lo que hace el hombre orquesta que es muy improductivo? Trabaja con el teléfono móvil con sonido y con todas las notificaciones activadas.
De esta manera es imposible concentrarse en una tarea ya que estarás siendo continuamente interrumpido.
«Está demostrado científicamente que nuestro cerebro necesita una media de entre tres y siete minutos en volver a ser igual de productivo que era cuando le interrumpieron en lo que estaba haciendo»
5. El correo electrónico
Un hombre orquesta revisa el correo nada más llegar a su puesto de trabajo y justo antes de irse a dormir. ¡Que gran error!
Nada más levantarte te tienes que despertar, desayunar ducharte arreglarte etc. y no revisar el correo.
Del mismo modo acostarte revisando el correo no te ayudará a incrementar tu productividad. Solo te hace malgastar tu tiempo y dormir intranquilo.
Tampoco tienes que abrir el correo nada más empezar tu jornada laboral.
¿Cuando es el mejor momento para abrir el correo electrónico?
Aunque te parezca una barbaridad, el mejor momento es una vez hayas hecho las tareas importantes. Se nos va la vida porque creemos que nuestro negocio depende de estar al momento informados de cualquier pequeña cosa que cualquiera tenga que decirnos. Y no es así.
Entiendo que si estás en contacto directo con tus clientes puede resultar algo angustioso. Para ello te propongo un plan que funciona a las mil maravillas.
Cómo gestionar el correo electrónico
Clientes les puedes decir o anunciar las horas en las que tú revisas el correo electrónico. Por tanto ellos pueden esperar que tú le respondas en ese intervalo horario a sus correos. Les podemos también sugerir que, en el caso de que algo sea urgente, te llamarán al móvil. Por ejemplo tú puedes decirle que gestionas el correo electrónico normalmente de 4:00 a 5:00 de la tarde. Y que es a esa hora cuando tú la responderás. Y le puedes sugerir en el caso de que haya algo que es urgente puedes llamarme al móvil sin problemas.
Y será muy importante que entre vosotros acordéis que cosas son urgentes y que cosas no lo son. Porque de otro modo en cualquier momento y por cualquier mínima cosa te llamará al móvil.
Por ejemplo: puedes establecer abrir el correo electrónico por las tardes desde las cuatro a las cinco horas, o cuando tú prefieras gestionarlo.
Pero es preferible que sea al final de tu jornada laboral y no al principio, ni entremedia
Tienes que avisar a todos los clientes para decirles que es a esa hora cuando gestionas el correo electrónico, y decirles que si son temas muy importantes y urgentes, deben llamarte por teléfono.
Como tenemos las notificaciones del teléfono desactivadas, cada hora o dos horas, cuando tú hagas un descanso mirarás tu correo mirarás tu teléfono móvil y si tienes llamadas de clientes, que serán siempre urgentes, entonces las atenderás.
6. No marcarte objetivos
Un hombre orquesta, o lo que es lo mismo, una persona muy poco productiva, no se marca objetivos sobre aquellas cosas que tiene que conseguir y en cuánto tiempo tiene que conseguirlas.
Es muchísimo más fácil soñar con hacerse rico o con tener una super empresa que levantarse y ponerse a la acción para hacer lo necesario para que sus sueños se puedan cumplir.
«Para lograr las cosas no basta con desearlas hay que primero marcar como objetivo y este objetivo tiene que ser claro y específico. Y por supuesto lo voy a hacer todo lo necesario para cumplir el objetivo»
En definitiva, no digas que quieres tener una empresa muy grande que te hagan ganar mucho dinero. Dí cuanto quieres facturar este año, qué acciones vas a llevar a cabo para conseguir esa facturación, y descompone todas esas acciones a lo largo del año, trimestres, meses, semanas y días.
¿Esto es una tarea compleja? Lo es. Pero también es totalmente necesaria para que te alcances tus objetivos así que hay que hacerlo. Nadie dijo que fuera fácil pero desde luego sí que es posible. Y para eso estamos aquí.
7. Posponer lo importante
Las personas tenemos tendencia a hacer lo que más nos gusta y lo que nos resulta más fácil. Además, como nos gusta, tardamos en hacerlo más de lo necesario.
Es por ello que se tiende a posponer lo que realmente es importante para hacer crecer tu negocio.
Qué desastre ¿no?
Y así se pasan las horas y los días sin conseguir terminar eso que había empezado y que tenía que haber entregado hace una semana pero a fecha de hoy todavía continuamos en las mismas.
8. El hombre orquesta es un quejica. Se queja de todo y de todo el mundo
Quejarte de lo mal que están las cosas, de cómo está la economía o de que las normas del país no te ayuda a alcanzar tus objetivos. ., Quejarte de que tus proveedores no sean buenos o que el equipo no te responde o que los clientes son demasiado exigentes etc. etc. etc. no te va a ayudar en absoluto alcanzar tus objetivos.
¿Alguna vez te ha servido de algo? Entonces, ¿Por qué sigues haciéndolo?
Las quejas son el instrumento que tú utilizas como excusa para no tener que cambiar de comportamiento. Siento ser tan directa pero así es. Si quieres cambiar algo empieza por cambiar tu mismo. Aquí aplica que ni pintado!
9. El perfeccionismo
Aunque ya sabemos que la perfección no existe el hombre orquesta lo intenta.
Ellos intentan controlar cada pequeño detalle de su empresa para que hacer las cosas perfectas y esto significa que invierten y más gastan su tiempo en perfilar detalles que no son importantes, en lugar de dedicarse a lo realmente crucial.
“MEJOR HECHO QUE PERFECTO”
Sin embargo el perfeccionismo a lo único que te va a llevar es a una baja autoestima, un sentimiento de culpa, a un pesimismo y una tendencia a la negatividad y a la pérdida de autoconfianza.
10. Evita tomar decisiones
Una y otro día ve que el tiempo se le escapa, que no llega, a todo, que no consigue alcanzar o acabar todo aquello que se había planificado o que los clientes lo están exigiendo, pero le da igual él sigue haciendo las cosas de la misma manera que las hacía hasta este momento.
En esa tesitura ¿cómo es posible mejorar o alcanzar tus objetivos? Es un sueño es una ilusión porque es completamente imposible llegar a tus objetivos comportándote así.
Es muy importante que aunque tengas miedo a los cambios, te enfrentes a las situaciones que están siendo frustrantes, y que las abordes para solucionarlas.
Si tienes miedo, !hazlo con miedo!
