Sin dinero tu empresa no tiene capacidad operativa, ni posibilidad de innovar, de crecer o progresar. Para incrementar los beneficios en una empresa solemos centrarnos en subir las ventas, ¡pero no es la única manera! Podemos disponer de más dinero con las mismas ventas si sabemos como optimizar los costes de la empresa.
Hay ocasiones en las que los ingresos son menores que los gastos, pero no tiene por que necesariamente ser así para que nos dediquemos a optimizar costes al máximo posible. Se trata de hacer que,
“Con los ingresos que tenemos, consigamos la mayor rentabilidad posible”
Y es que los gastos importan, e importan mucho. Si gastamos bien el dinero en nuestra empresa va a suponer que tendremos más cash. Con este cash vamos a tener más capacidad para hacer cosas en los negocios, mayores posibilidades para innovar, hacer crecer el negocio y progresar.
Los gastos son necesarios sí, pero no todos ni en la misma medida. Son en muchas ocasiones una carga que reducen el beneficio de la empresa, que nos puede generar deuda y que si no nos controlamos de una manera adecuada, pueden poner en riesgo nuestro negocio y su supervivencia.
Recortes sin más no, ¡por favor!
Y es que no se trata de hacer recortes sin más en tu empresa para optimizar los costes, sino de poder hacer muchas más cosas gastando menos dinero. Para que una empresa crezca necesitamos invertir en acciones comerciales; en marketing; en más personal; y nuevos locales etc. Y para poder hacerlo necesitamos una cantidad de dinero mayor en la cuenta corriente.
Cuanto menos nos tengamos gente financiar o endeudar mejor para la empresa
Y como decíamos antes la mejor manera incrementar el beneficio es incrementar las ventas, pero no es la única. Yo tengo un cliente que vende auténticas barbaridades, pero siempre está en pérdidas pues es tremendamente derrochador.
Las 10 estrategias para optimizar los costes en tu pyme de servicios
Vamos a ver entonces cómo optimizar los costes en tu pyme de servicios
1. Realiza un listado
De todos los gastos que tienes en tu empresa. Coge ahora las cuentas de tu asesor, si es que las contabilizáis todas por partidas, o tu archivo donde guardas todas las facturas y gastos de la empresa y elabora una lista. Tienes que incluirlos todos pues, en muchas ocasiones muchos gastos pequeñitos suponen una cantidad significativa.
2. Ahora clasifica estos gastos en 2 tipos:
- Fijos
- Variables
- Los gastos fijos son aquellos que tienes que soportar aunque tu empresa esté cerrada. Por ejemplo piensa en cuando te vas de vacaciones. Qué gastos sí o sí tienes que pagar aunque tu empresa esté cerrada por vacaciones por ejemplo. Hablamos de alquiler, renting de vehículos, gastos de personal, servicios profesionales como tus asesores, suministros como luz, agua, comunicaciones, seguros, etc..
- Los gastos variables son aquellos que soportas cuando estás produciendo. Es decir, del total de gastos que tienes, eliminas los fijos, y el resto son gastos variables.
3. Subraya aquellos que consideres se pueden reducir, o renegociar, o viabilizar
- En ocasiones tenemos un gasto fijo porque comenzamos con él así y la rutina y el día a día hace que se eternice y podríamos reducirlo bien renegociando, bien cambiando de proveedor, o bien convirtiéndolo en un gasto variable, en el caso que sea un gasto fijo.
- En otras ocasiones podemos optimizar un gasto. Por ejemplo: pago las comidas a mis empleados con un tope por tiket. Puedes explorar otras maneras más eficientes de costear las dietas en tu negocio. O supervisar más de cerca en qué casos son necesarias y en qué casos no lo son.
Por ejemplo, hay ocasiones en que tenemos un contrato con un consumo de megas muy elevado y, sin embargo, casi siempre estamos trabajando en la oficina. En un caso así, no es necesaria esa inversión. Podemos reducir la tarifa y, en el momento puntual en el que vaya a estar fuera, incrementarla.
4. Ordena
Ahora ordena por importancia de mayor a menor según lo que suponen para tu negocio. Es posible que tengas algunos gastos que ahora no son tan importantes (si pensamos en el corto plazo) pero que sí que son importantes en una estrategia a medio o largo plazo. Eso es optimizar los costes en tu empresa. Imaginemos que en tu empresa estáis haciendo inbound marketing que es el marketing de contenidos. Este tipo de acción no da resultados a corto plazo pero sí que te ayudará a conseguir ventas a medio-largo plazo. Si tu objetivo es digitalizar las ventas, tal vez no deberías de recortar gastos de inbound marketing (y con ello no quiero decir que sea la única o mejor manera de digitalizar tus ventas, pero es por poner un ejemplo sencillo).
5. Imprescindibles
Señala aquellos que son imprescindibles para tu negocio y los que no lo son, en aras a optimizar los costes. Por ejemplo, tienes contratados determinados servicios que tienes intención de utilizar pero, que hoy, no lo estás haciendo. Por ejemplo: Yo tengo una herramienta de diseño pagada de forma anual que se llama canva. Tengo el plan profesional pues antes hacíamos los diseños allí. Ahora, sin embargo, tengo una diseñadora gráfica en el equipo y ella no utiliza canva sino herramientas más especializadas para diseñadores. Para mi el canva profesional es un gasto totalmente prescindible hoy.
Este tipo de gastos conviene eliminarlos. En muchas ocasiones, como me sucedió a mí, tal vez contrataste el plan anual y a medio camino te encuentras con que ya no lo necesitas. Por ello, hasta que no sepas que vas a necesitar de contínuo la herramienta, es mejor que contrates los primeros meses por pago mensual, aunque sea un poco más elevado, y solo cuando ya hayas consolidado el uso del mismo, pases a un plan anual.
6. Elimina
Una vez tienes claro cuáles no son imprescindibles, y que tampoco necesitas para lograr tus objetivos ni a corto, medio o largo plazo, entonces puedes prescindir de ellos. Es posible que tengas un contrato que te vincula a un tiempo determinado y que no puedas finalizar ahora. En este caso anótate un mes antes de su fecha de renovación gestionar la finalización. Mejor no confiar en la memoria y anotarlo en tu agenda.
7. Informatiza
Informatizar la gestión de tu empresa es clave en un proceso para optimizar los costes. Implementar programas informáticos te puede ayudar a ahorrar muchos gastos. Hoy hay infinitas soluciones que reducen los tiempos los tiempos de administración, de cálculo, y te permiten además prevenir errores. Por ejemplo, usar un sistema que te permita facturar, enviar las facturas, controlar el cobro de las mismas , junto con la gestión del email marketing a los clientes y potenciales puede ahorrarte mucho tiempo. Hay soluciones informáticas para casi todo. Explorar mejores maneras de optimizar tu gestión no solo te ahorrará dinero sino tiempo a la vez que aumentas la calidad y el control.
8. Reducir los gastos financieros
En muchas ocasiones los pequeños empresarios no tienen formación financiera y los gastos en este área se los comen. O tal vez no hayamos llegado a esta situación pero podríamos estar pagando más de lo necesario. Para ello, puedes contar con la ayuda puntual de un asesor profesional en modo freelance. Hoy hay muchos directores financieros externos que pueden realizarte un estudio puntual, sin necesidad de convertirlo en una mensualidad fija. Son conocedores de qué gastos puedes variabilizar que tu desconocías, reducir las comisiones financieras e incluso ofrecer alternativas a tus gastos fijos que tu no habías siquiera imaginado.
9. Gestión de cobro
La gestión adecuada de los cobros y los pagos es una excelente manera de optimizar los costes financieros. Es muy importante que marques una política de cobros y pagos para tu negocio. Imagina que tú pagas siempre a tus proveedores al día pero cobras de tus clientes muy tarde. Eso supone que tienes que financiarte o que en la caja tienes menos cash para realizar inversiones. Eso se convierte en un coste para ti en el primer caso y una merma de crecimiento en el segundo. Puedes acordar con aquellas personas a las que subcontratas el pago después de haber cobrado tu del cliente y nunca antes. De este modo estáis asumiendo el riesgo y el coste del dinero los dos por igual. Intentar pagar lo más tarde posible y pagar lo más pronto posible, sin asfixiar a nadie por supuesto.
Piensa en los grandes supermercados. ¿Cómo lo hacen? Ellos cobran al cliente que va a hacer la compra en el momento pero pagan a los proveedores a 30+60 o 90 días. De este modo están financiando su crecimiento con el pago de los clientes.
10. Determina en coste en tiempo de cada tipo de servicio
Y por último, el más importante para mi en una empresa de servicios. La mayor dificultad cuando hablamos de servicios es conocer cuántas horas debe llevarte producir un servicio. Si hablamos de un fisioterapeuta, por ejemplo, pues ya sabes que tienes reservada una hora y no se extiende más. Pero cuando hablamos de servicios intangibles, como producir unas nóminas, realizar un asesoramiento, una consultoría, hacer una página web, etc, puedes invertir 3 horas o 6. Por tanto, en primer lugar tienes que saber cuántas horas te tiene que costar como máximo producir un servicio para que te salga rentable.
En ese costo debes incluir el tiempo de reuniones, de traslado a esas reuniones, el coste del traslado (gasolina, parking), las llamadas telefónicas y los errores y correcciones. Y después que cada persona que interviene en el proceso compute las horas trabajadas en el mismo en un CRM o un ERP, para que controles que no se te va el coste y puedas modificarlo al alza o a la baja en su caso. Si ves que te está llevando más tiempo por todas estas cosas que comentaba antes, podrás modificar el precio.
También puedes convertir en variable algunas partidas. En mis clientes a los que les ofrezco asesoría yo tengo como coste variable si la reunión es virtual o presencial y el cliente elige pues el coste no es el mismo ¿verdad? Entonces, por qué no hacer que el cliente elija qué prefiere sin que tu pierdas rentabilidad en el caso que prefiera las reuniones presenciales. También acuerdo con ellos el número de reuniones y de consultas para que nunca se me dispare el coste de producción.
Caso de éxito
Y para que veas cómo una estrategia de optimización de costes puede ayudar a salvar tu empresa de un momento de dificultad, o a mejorar su rentabilidad si es que no estás pasando por un mal momento, te voy a contar mi caso.
Nada más nombrarme directora general de España de la multinacional de servicios en la que yo trabajaba, la empresa se encontraba en una situación muy difícil. Se trataba de una empresa de trabajo temporal.
Era el año 2008 cuando habíamos entrado en una de las crisis económicas de nuestro país más duras. En esos momentos, los clientes no pagaban (teníamos 3 millones de euros de impagados), era muy complicado vender. La gran mayoría de empresas estaban en descenso de ventas y producción y no necesitaban mano de obra excedente.
Las empresas realizaban despidos continuamente y las cifras del paro aumentaban mes a mes. En esa situación era muy difícil vender trabajo temporal. Para que te hagas una idea, en mi sector las caídas de facturación estaban entre el 60 y el 80%. Un auténtico drama.
Como nos acababa de comprar la multinacional (y además era su primera adquisición internacional) no querían que se produjeran despidos. Mi misión era no solo incrementar las ventas sino la rentabilidad de la compañía. ¡Casi nada!
Así que lo primero que hice fue coger las cuentas del grupo, luego de cada una de las 3 empresas y después analice oficina por oficina.
Y ahí me di cuenta de algo importante. Cuando las cosas van bien, y hasta el año de antes la empresa crecía como la espuma, incurrimos en un montón de herramientas y gadgets para la empresa que ni tan siquiera utilizamos. ¿Es posible que te haya pasado a ti? Teníamos un montón de líneas de teléfonos móviles que no se gastaban y llevábamos años pagando cuotas de teléfono que nadie utilizaba hacía ya tiempo. Miré hasta el gasto de los aires acondicionados y vi que con oficinas muy similares en tamaño, el gasto era muy diferente. Cogí el coche y me fuí a esas oficinas cuando estaban cerradas y me di cuenta que en las que el gasto era mayor, ni tan siquiera se apagaban los aires acondicionados al terminar de trabajar.
Ibas a los cajones y había montones de rotuladores fluorescentes, bolis, carpetas vacías, etc.. Allí se compraba material a capricho. Como las oficinas vendían y la empresa ganaba mucho dinero, nadie controlaba los pedidos de material.
Al ser una empresa de servicios no comprábamos más que material de oficina y los gastos de los suministros. No muchas más cosas. Pero aun así, conseguí una reducción muy importante de los gastos. Tan solo dejando de malgastar conseguimos ahorrar mucho dinero.. La gente no lo hace por malgastar, pero cuando las cosas van bien no le damos importancia a pequeños detalles que sí la tienen.
Entre otras cosas, cogí todos los contratos de servicios que teníamos en la empresa incluidos los alquileres, y me puse a renegociarlo todo. En aquel entonces no existía una ley, como sí que la tenemos ahora, que obligaba a los propietarios de locales comerciales a reducir la renta. Pero todos, a excepción de uno, accedió a bajar el alquiler de manera significativa. En este caso, nos fuimos de la oficina y la trasladamos a los servicios centrales, con lo cual el ahorro fue increíble.
Nos vino bien que no accediera pues esa es una medida que tal vez de otro modo no se me hubiera ocurrido. Y es que:
la necesidad agudiza el ingenio
Y con ese ojo crítico de necesidad tenemos que mirar cada gasto con el objetivo de optimizar los costes de nuestra empresa, aunque no estemos en una mala situación..
“Y es que de cada dificultad por la que atravesamos, se puede sacar una oportunidad. Todo depende del cristal con que se mire”.
Con paciencia y mucha mano izquierda, pude reducir los costes de una manera increíble. Y esto me hace pensar que, si esto se hubiera hecho durante todos los años que íbamos muy bien y que crecíamos sin parar, ¿Cuánto dinero podría haber ganado de más la empresa? ¿Qué cosas hubiéramos podido hacer con todo ese dinero?
Te encontrabas luces de la oficina encendidas todo el fin de semana porque se habían olvidado de apagarlas, oficinas que en los carpesanos en lugar de hacer los agujeros al papel y meterlo en el carpesano, metían cada papel en una funda de plástico, etc.. En fin, un montón de cosas que en mi opinión no tenían sentido aun dando la empresa beneficios, pero mucho menos cuando no los daba.
Todas estas medidas hicieron que pasáramos en un año de perder un millón de euros al año a ponernos en break even. No fueron las únicas medidas que tomamos, por supuesto, pues también realicé un plan para incrementar las ventas. Pero no es el tema de hoy y tengo que decir que la optimización de los costes y la eliminación de lo superfluo nos ayudó muchísimo a conseguir el objetivo.
Y alguna de estas cosas es posible que te suceda a ti y si multiplicas un pequeño gasto mensual por el número de meses que lo pagas sin que sea necesario, al final la cantidad no es tan pequeña.
Objeciones a la optimización de costes
Hay una objeción por excelencia a la optimización de costes en el sector servicios que es de la que te quiero hablar. Producir un servicio puede costar 30 horas o 60. Piensa en crear una web, hacer un análisis para un cliente, o cualquier servicio creativo. ¿Tienes en un procedimiento cuánto cuesta hacer eso? Y me dirás, es que webs puede haber de muchos tipos. o.k. sin problema. ¿Tienes descompuesto en micro tareas cuánto tiempo debe costar cada tarea? Sí sí, piensa en un sistema modular. Imagina que cada tarea es un módulo con un nº de horas asignado.
De esta manera podrías hacer presupuestos con el coste calculado al milímetro. No se te iría ni un céntimo. Lo más importante es que si consigues conocer al dedillo el coste real de cada tipo de proyecto eso hará que puedas conocer de antemano la rentabilidad de cada cliente o presupuesto.
También eso te obligará a realizarlo en un tiempo determinado. Porque, cuando no tenemos jefe porque somos nosotros mismos, y tenemos mucho tiempo para hacer algo, inevitablemente la tarea se dilata mucho más de lo necesario.
Si eres un imparable ya me habrás oído hablar de la Ley de Parkinson:
“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para realizarlo”
Es decir, si tienes 1 semana para hacer una web, tardarás 1 semana. Y si tienes 3 semanas disponibles, tardarás 3 semanas. Sin embargo, el trabajo es el mismo, pero probablemente sin ser consciente pierdas mucho más tiempo si tienes un plazo mayor que si lo tienes más pequeño. Esto es lo más peligroso y difícil de gestionar en servicios. Por eso es tan importante que lo domines.
El mundo de la producción de bienes es bien distinto. Cuando compras material que utilizas para hacer un producto, las personas trabajan en una máquina que está activa x horas al día, resulta más sencillo conocer lo que te cuesta producir (aunque también hay que imputar costes generales, etc.).
En la producción de un servicio, como puede ser un análisis financiero, un proyecto de consultoría, un diagnóstico, un trabajo creativo, la elaboración de una web, etc…, tendemos a pensar que es imposible.
Sin embargo, absolutamente todo se puede medir. Es tan sencillo como que te pongas a realizar la tarea y junto a tí un cronómetro. Y que vayas anotando el tiempo que le has destinado cada día a ese proyecto, sea la tarea que sea. Hay programas informáticos con los que esta tarea es más sencilla de realizar y te muestra luego los resultados agrupados por proyectos, clientes o grupos de tareas.
Se trata tan solo de coger el hábito. Es cierto que acostumbrar a las personas a trabajar así no es fácil pues se trata de inculcarles un hábito que no tienen pero con persistencia se consigue.
Si tu trabajas solo en este momento, Es ideal que lo hagas para así conocer que cuesta producir cada servicio en el momento y en el momento que incrementes la plantilla y esas tareas que hoy haces tú pasen las realizadas por otra persona, sabrás que le puedes pedir. y mientras tanto tú tendrás una foto exacta de el tiempo en minutos que te ha costado producir o cuál servicio. de esta manera poner el precio y conocer de manera anticipada la rentabilidad de tu negocio es pan comido.
El peor momento para optimizar los costes
La mayoría de las empresas realizan una gestión y optimización de costes cuando están atravesando una mala racha. Y este es el peor momento para hacerlo. En este instante es absolutamente necesario pero, ¿no sería mejor realizar una acción preventiva que curativa?
En los momentos en los que las cosas van bien es cuando podrías dedicarte a hacer un análisis de costes y verás cuántos gastos superfluos y no necesarios encuentras. Cuando nos van bien las cosas gastamos sin pensar demasiado en la necesidad. Como tenemos dinero y no nos duele, incurrimos en gastos que realmente luego no amortizamos.
Por tanto, es mejor prevenir que curar como dice un refrán español .Un amigo me dijo una vez:
“La diferencia entre el listo y el inteligente es que el listo sabe salir de situaciones en las que el inteligente no se mete siquiera”.
Por tanto, esta es una actividad que debes llevar a cabo de manera paulatina, al menos, una vez al año. Yo lo hago con cada presentación de impuestos al trimestre. Analizo las cuentas de ingresos y gastos al detalle y siempre descubres algo que se te ha pasado. Esta es la mejor manera de mantener los gastos a raya y optimizar los costes que tiene tu negocio.
¿Estás preparado para optimizar los costes de tu empresa e incrementar tus beneficios? Pues venga, te toca a ti. Has conocido 7 estrategias muy sencillas con las que te resultará relativamente fácil ganar más dinero.
Realmente son pocos los que realizan una optimización de costes y menos aún si las cosas les van bien. Sin embargo, es una estrategia que nunca falla.
No dudes dejarme un comentario si tienes cualquier duda o aspecto del que te gustaría hablar. ¡Estaré encantada de ayudarte!
Nos vemos en el siguiente post imparable!
